自考生档案的数字化管理
摘要：在自考生档案管理中引入数字化技术，可以使档案管理更加方便、快捷。本文分析了自考生档案数字化管理的意义。
关键词：自考生；档案；数字化管理
自考生是按照指定考试大纲，自主学习后参与国家统一组织的考试，进而获得相应学历的学生。自考生不同于经过高考且在大学接受全日制教育的大学生，其主要是通过开放、灵活的考试获得学历。自学考试目的是满足社会上对学历有一定需求的人员，因此其深受广大考生的青睐。但是，随之而来也产生了很多问题，其中亟待解决的一项问题是自考生的档案管理。自考生不同于大学生从高中直接进入大学，其档案由学校直接管理。由于自学考试的特殊性，自考生的档案管理存在一定的难度，这也是本文探讨数字化管理的目的所在。
一、数字化档案管理的必要性
自考生的档案一般存放在地方教育局、人力资源和社会保障局或考生的工作单位。自考生参加自学考试时，档案部门要对其档案进行管理，这时就凸显出数字化管理的重要性。
档案数字化管理是指通过信息技术，将自考生的信息生成数据存储在相应的系统之中，方便管理和生成数据。自学考试的考生来源是多种多样的，这给档案管理增加了一定的难度。但是，通过数字化管理建立相应的档案管理系统，能够将自考生的图像、信息等相关资料统一整合在系统之中。这样，在日常管理中只需将所需要的信息调出，就能够统计考生的人数、专业分布情况、毕业人数等信息，能够直接制成报表进行分析，为招生考试部门的决策提供准确的数据。另外，档案数字化管理还能方便查询考生信息及跨省调档，在帮助考生转学籍的过程中，通过网上操作就能快速帮助考生转走学籍。相对于纸质档案管理来说，这样极大地简化了办事流程，使档案管理更加便利。
二、数字化档案管理存在的问题
1.档案原始性的界定
在考生档案管理的过程中，采用数字化管理，将考生档案信息录入到计算机系统的过程中存在原始性界定的问题。档案所能起到的凭证作用正是基于其原始性。传统的纸质档案在原始性方面较好界定，但是数字档案在原始性界定方面却存在问题，因为其在传播过程中存在被更改的可能性。尤其是自考生的档案，其原始档案存放在不同的地方，在数字化管理过程的原始性界定上更是难上加难。
2.人才匮乏
数字化档案的管理需要专业人才的参与，比如档案管理系统的维护、管理，电子文件的归档，数据的统计、分析等，这些都需要专业人才进行维护...
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