浅析合同管理信息化建设
[摘 要]中国电建集团西北勘测设计研究院有限公司(简称西北院)的合同管理经过60余年的发展,管理模式和管理方法近年来逐渐显露出一些问题。为了解决合同管理带来的各种经营难题,西北院于2014年开始建设了立足于企业合同管理、服务于企业经营的'企业经营合同管理和辅助决策系统“,推动了西北院合同管理的规范化、信息化,实现了合同全周期动态信息管理、分析统计和决策支持,提高了西北院企业管理现代化水平。
[关键词]合同管理;信息化;经营决策
doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.20.023
[中图分类号]F270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194(2018)20-00-02
1 西北院合同管理的发展历程
中国电建集团西北勘测设计研究院有限公司(简称西北院)1950年始建于兰州,成立初期的40余年,业务以国家指令性勘察设计任务为主,前期项目以事业费形式拨付,开工项目以年度协议形式签订合同,并依照实际工作量批复下达款项,此时的合同管理为简单的文本归档及手工账本登记。
随着20世纪90年代初我国电力体制改革带来的市场订单增多,以及第2次全国性的计算机普及高潮的推动,西北院的合同管理实现了简单办公自动化,即Excel电子表格替代完全手工账。2000年研发上线了产品数据库系统(DPM3),实现了合同台账的电子化登记及数据导出;2008年研发上线了项目管理信息系统,细化和深化了项目过程管理。
2 西北院合同管理中存在的问题
2010年左右,随着电力体制改革的深化,西北院的订单爆发式增长,加之互联网技术的飞速发展,西北院原有的合同管理模式和方法逐渐显露出短板。
2.1 管理流程采用面签费时费力
项目管理信息化系统在合同管理方面实现了简单的合同信息录入、到款登记及导出功能,未涉及合同管理的流程控制,仅是记录结果。利用纸质合同评审面签并归档合同原件的过程,在项目众多、人员出差频率高的现实情况下效率低下,管理成本不断攀升。
2.2 数据流转依赖对账容易失控
到位资金的确认及经营指标考核主要依赖于Excel表格在市场、生产以及财务部门之间的频繁流转实现。随着合同的爆发式增长,表格数据越来越繁杂、数据更新出现遗漏、基础数据依赖多方对账导致出错等问题集中显现,尤其是西北院2015年7月开始纳入上市公司管理以来,对合同履约的审计要求越来越高,现有的数据流转已满足不了高频率的数据取用要求...
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