浅谈基于信息化建设的会议管理工作
摘要：随着信息技术的高速发展，信息化也被应用于企业管理的方方面面。会议的信息化能够高效统筹会议资源，规范其调度过程，简化会议申请及审批流程，提高会议管理效率。同时减少人力物力财力的消耗，提升会议室的服务及使用效率，减少管理上的纰漏。聚焦会议管理提质增效，深入推进会议信息化管理建设。
关键词：信息化建设;会议管理;可视化
会议是一个公司经营管理活动的直接体现。会议活动既有大量人力物力财力的投入，也有相应决策对策的产出，并能够直接反应在公司生产效益上。若是能够做好会议管理，使会议的效率得以提高，相当于减少投入增加产出，那么企业经济效益也将提高。
在传统会议室管理模式中，通常采用电话预定、纸质记录的方式来预约会议室，预订人无法时实了解当前会议室使用情况，预定流程繁琐且信息沟通不畅。同时，会议管理人员面对大量繁杂的会议申请，往往无法第一时间做出最佳决策，经常会导致会议资源分配不充分的问题。所以结合信息化做会议管理便成为了一个较好的解决方案。
一、目前会议管理存在的普遍问题
1.1无专业的管理团队
目前会议室的管理大多是由公司的党政办公室负责，多地视频由不同团队分别管理，不够系统规范，无法高效联动。同时，由于办公室工作任务繁杂，没有过多的精力来应付多媒体会议室设备的维护工作，在会议设备的管理和维护方面缺少专业的管理团队无疑是加大了管理和维护的难度。
1.2存在不规范的操作
在使用会议室的过程中，一方面，参会人员多对会议设备操作步骤不甚了解，存在违反操作规程、随意热插拔线路及电源等行为，导致演示无法正常发送、投影仪无法正常开关、灯泡寿命减少等故障。另一方面，业务人员对设备不够熟悉，且缺少专业的技术培训，导致设备的误操作，无法解决实时问题。
1.3无整套会议管理系统
现在很多企业的会议预定仍停留在电话预定、纸质登记阶段，需反复电话确认，重复性操作较多，信息沟通不及时且过程中容易出现偏差，没有一套完整的制度规范，流程较乱，责任界定不明确，无法高效约束。
二、结合信息化的会议管理手段
结合信息化手段进行管理是保障会议管理高效运转的重要举措，目的是增强企业运行效率、提高生产率。针对目前会议管理存在的普遍问题，我们需高度重视，提升会务人员及与会人员的综合素质和专业水平，并辅以信息化的手段，建立健全管理机制，使会议管理...
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