公文档案信息化建设的研究探讨
摘 要 随着单位内外部交流愈发的频繁，信息资源的数量有了显著增加，各种公文档案出现在单位办公当中。如何提升公文档案管理质量，使公文档案的管理符合规范化、科学化和合理化的要求，更好地为单位创造出经济效益和社会效益。是现阶段单位档案管理人员需要研究的重要课题。信息技术在处理信息资源层面具有天然的优势，信息技术能够高效快速地对信息资源进行分析、处理和归类。因此，许多单位开始探索将信息技术这一有力抓手融入档案服务领域。
关键词 公文档案;安全;信息化;管理体制
1 公文档案信息化建设概括
进入21世纪以后，无论是科学技术还是生产方式都发生了巨大的变革，信息化的浪潮席卷全球，信息技术成为人类提高生产效能的重要资源，成为发展的生产力因素。正是基于这样的背景，各行各业都开始探索利用信息技术来提升生产效率，改变生产力结构，进而为单位提供更多的经济效益和社会效益[1]。公文档案管理领域同样如此，公文档案管理的成效会直接影响单位对信息资源的利用效率。所谓公文档案信息化建设，就是将信息技术合理的运用到公文档案管理当中，提升公文档案信息服务的水平，减轻单位档案管理人员工作负担。
公文档案信息化建设是一项系统性工程，这项工作的开展需要遵循一定的规律和基本原则。具体而言，档案管理人员利用信息技术融入到公文档案管理中时，应当遵循以下原则：第一，服务导向为原则。公文档案作为一种信息资源，对其进行管理的根本目的在于服务单位各项工作，为单位制定工作计划和进行决策提供相应的依据。第二，系统性原则，公文档案信息化建设是一个系统工程，内部的各项要素都需要加以优化，只有全方位的进行信息化建设，才能真正凸显信息化建设的成效，才能使公文档案信息化建设工作具有可持续性。第三，可操作性原则。公文档案信息化建设需要符合单位的档案实际工作，不能与档案实际工作情形脱轨。除此之外，信息化建设的需要循序渐进，单位在开展信息化建设时，无论是人力投入，还是财力与物力投入，都需要一步一步开展[1]。
2 公文档案信息化建设存在的问题
2.1 缺乏宏观体制的指导
公文档案信息化建设较为复杂，需要相应的宏观管理体制加以约束，才能使这项工作做到规范化、科学化和合理化。现实生活中，部分单位没有建立相应的宏观管理体制，仍然沿用传统的档案管理机制，导致档案管理的各项内容与方式与实际工作状况不相匹配。除此...
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