商务礼仪文书
電話のかけ方・受け方 電話のかけ方 ダイヤルする前に 相手の会社名や名前、用件をチェック。用件はあらかじめ整理して、メモにまとめておくとよい。
いきなり用件に入らない 「～の件でお電話いたしました」とまず前おきを。用件が多い時は「いまよろしいでしょうか」と相手の都合を確認するくらいの配慮がほしい。
電話を切る時 ひと呼吸置いて静かに受話器を置く。ガチャンと切るのは感じが悪い、気をつけよう。
電話の受け方 電話のベルは2回まで ベルが鳴ったらできるだけ早く受話器を取ること。ベルが3回以上鳴ってから取った時には「お待たせしました」のひと言をそえる。
「もしもし」は不要 第一声は「はい」と答えてから、会社名、氏名を名乗る。外線ならば「○○会社の○○部でございます」、内線ならば「○○部の○○でございます」。
相手を必ず確認する 相手が名乗らない場合には、「失礼ですが、どちら様でしょうか」と、相手の名前や会社名を確認する。
挨拶も忘れずに 相手が社外の人の場合は、たとえ自分と直接関係のない相手でも「いつもお世話になっております」とひと言挨拶を。
メモは正確に 相手の会社名、名前、日時は正確にメモ。用件は復唱して確認、特に数字は間違えないように。不明瞭な点や聞き取りにくい場合には、「失礼ですが」と聞きかえして、確実に用件を把握する。
伝言メモの例 必要な項目を明記したメモ用紙を電話のそばに用意しておくとよい。
こんな電話応対はやめよう 「少々お待ちください」で保留にして、しばらくして「ただ今外出中でした」では居留守と勘違いされてしまう。「席をはずしておりますので、かわりにご用件をおうかがいいたしますが」と言う。
かけた電話が何回も違う部署に回され、その度に名前は用件はと聞かれるのはイヤなもの。電話を回す時には、「○○社の△△さんからの件で」と、伝えておこう。
電話の向こうの大きな話し声や笑い声、ライターの火をつける音。姿は見えずとも電話は会社の雰囲気を伝えてしまう。こんなところにも気配りを。
電話の取り次ぎ例 A田中はあいにく外出しております。お急ぎのご用件でしょうか。
Bはい、ぜひとも今日中にお話ししておきたいことがあるのですが。
A4時頃戻りますので、その頃こちらからお電話差し...
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