论房地产开发企业内部档案的档号编制方法
【摘要】房地产开发企业内部档案包含经营管理档案及基建档案，采用有效的档号编制方法有利于档案的存放和查阅。
【关键词】房地产开发企业；经营管理档案；基建档案；档号
房地产开发企业内部档案主要分为企业经营管理档案及基建档案两大类。企业经营管理档案是指企业在企管运营、行政、人力资源、财务管理活动中形成的历史的原始记录；基建档案是指建设工程从酝酿、决策到建成使用的全过程中直接形成的应归档保存的文字、图表、声像等不同形式与载体的文件材料。
企业经营管理类档案整理可参考文书档案的整理方法；基建类档案的整理可参考科技档案的整理方法。因为这两类档案包含内容的性质不同，在档号的编制上给企业档案管理人员造成一定程度的困扰。
文书档案的档号编制一般采用'全宗号”(目录号)”年度”保管期限”案卷号“；科技档案档号编制一般采用'全宗号”大类代号”项目代号”案卷号“。文书档案档号对'年度、保管期限“有所强调，说明此类档案可以从年度、保管期限上进行区分；科技档案档号不强调'年度、保管期限“，说明此类档案反映的内容时间跨度长，保管期限无明显的区分。
房地产开发企业的档案管理人员面对这两类完全不同的档案，如何有效地编制档号，既能保证档号具有'唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性“，又能保证一个公司内部档案的档号具有'统一性“？
我认为：应从以下几方面考虑：
一、理清档号的作用
档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。既然为了满足存、取需要，全宗号、类目号是不可少的，从档号中必须反映出档案具体属于哪一类。要起到统计监督作用，案卷号是必不可少的，可以显示出此类档案顺序号。至于'保管期限、年度“，则不是什么必备内容。如果房地产开发企业每年度的经营管理类档案较多，必须按年度整理，则可以在该类档案的档号中加'年度“，反之则不必。保管期限完全没必要进档号，因为房地产开发企业内部真正关心档案保管期限的只有档案管理人员（关注档案是否该销毁），其他人对此根本没有概念。
以本人所供职的山东恩马实业集团为例，经营管理较为规范，每年度形成的经营管理类文件资料较多，很有必要将年度纳入此类档案的档号中。而本公司房地产开发项目从立项至开工、竣工、销售、入住，约需三年时间，之后还有约三年的售后服务，时间跨度较长，以项目为单位整理基建类档案即可，没必要在档号中体现年度。
二、...
|
== 试读已结束，如需继续阅读敬请充值会员 ==
|
|
本站文章均为原创投稿，仅供下载参考，付费用户可查看完整且有格式内容！
(费用标准：38元/2月，98元/2年，微信支付秒开通！) |
| 升级为会员即可查阅全文 。如需要查阅全文，请 免费注册 或 登录会员 |
|
