民办独立学院档案信息化建设研究
【摘要】我国民办独立学院档案工作起步较晚，但在档案工作越来越受到重视的大背景下，民办独立学院的档案工作发展要跟上时代的步伐，加强信息化建设。本文通过民办独立学院进行档案信息化建设的必要性分析，总结其目前在档案信息化建设方面的现状和存在的问题，提出民办独立学院提高档案信息化管理水平的措施。
【关键词】民办独立学院；档案信息化；信息化建设
我国民办独立学院的发展历史比较短，主要源于1993年左右一些公立高等学校的内部，大多数都是以民办形式办学的二级学院，于1999年高等学校的持续扩招之后逐渐形成了规模，截至目前，我国的民办独立学院的发展仍处于相对的初级阶段。民办独立学院是我国高等教育办学的一种创新模式，随着它们办学规模的逐步扩大，独立学院所形成的档案也越来越多，档案管理工作的重要性与重视程度的矛盾日益凸显，而加强民办独立学院档案管理信息化建设建设工作，不仅可以有效解决档案管理过程中的出现的各种问题和困难，而且已成为独立学院档案管理的重要任务之一。
一、民办独立学院档案信息化建设的必要性
（一）利于提高民办独立学院的经济效益。由于民办独立学院的经费大部分来源是合资企业或其他途径，经费使用条件必然苛刻，学院对档案管理方面的资金配备较少。然而，传统的人工管理档案存在管理成本大、服务效率低的缺点，而进行档案的信息化建设，从短期来看是花费了一部分资金，但是从长远的角度来看，原先需要几个人管理的档案，进行档案数字化扫描之后只需要一个人来管理，节省了占地空间，节约了保管费用，减少了人员的配备，档案查阅则更加方便迅速，避免了物力和人力浪费，提高了经济效益。
（二）利于提高办公效率。传统的档案管理工作模式，存在档案利用率低、工作效率低等问题，但是进行档案的信息化建设可以解决这些问题，不仅能够科学、方便地完成档案收集、整理、利用等环节，而且通过数字化扫描后的档案信息能够及时实现数据共享，并且利用学校的数字化平台实现档案部门和业务部门之间的互通互联，档案利用者也可以实现随时随地的查询档案资料，极大地提高了办公效率。
（三）利于保护档案原件。虽然民办独立院校所收集的档案一般形成时间比较新，但是将存档的纸制档案通过数字化扫描后变为电子档案，档案的存储和利用都更加安全便捷。尤其是对一些珍贵的档案，通过扫描后减少对档案原件的使用频率，利于档案的永久保管。
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